ARTIKEL 1: MISSIE EN ETHIEK VAN DE CLUB
De doelstellingen van ZEST zijn gedefinieerd rond fundamentele principes zoals transparantie, respect voor het milieu, inclusiviteit en de bevordering van gezondheid en welzijn. Dit wordt weerspiegeld in de volgende werkgebieden:
- Inclusiviteit en gelijke kansen bevorderen
Een uitnodigende omgeving bieden die toegankelijk is voor iedereen, ongeacht leeftijd, geslacht, afkomst of vaardigheidsniveau, door trainingsprogramma’s te ontwikkelen die zijn aangepast aan verschillende niveaus en door inclusieve sportevenementen te organiseren.
- Respect voor het milieu aanmoedigen
De ecologische voetafdruk van clubevenementen en -trainingen minimaliseren door duurzaam materiaal te gebruiken, afvalvermindering te stimuleren, autodelen aan te moedigen, opruimacties na evenementen te organiseren en leden bewuster te maken van de milieu-impact van sport.
- Een gezonde en respectvolle benadering van concurrentie hanteren
Bevorder een geest van kameraadschap, fair play en respect tijdens trainingen en wedstrijden door alle vormen van dopinggebruik te verbieden en respectvol gedrag ten opzichte van tegenstanders en scheidsrechters aan te moedigen, evenals het benadrukken van teamgeest en wederzijdse steun.
- Fysieke en mentale gezondheid bevorderen
Leden helpen hun fysieke en mentale welzijn te ontwikkelen door regelmatig te sporten, door trainingsprogramma’s aan te bieden die een balans bevorderen tussen fysieke inspanning en herstel, evenals ondersteuningssessies over stressmanagement, voeding en persoonlijke ontwikkeling.
- Transparantie en ethisch bestuur
Een transparant, eerlijk en participatief beheer van de club garanderen door regelmatig financiële verslagen en verslagen van beslissingen van het bestuursorgaan te publiceren en door leden een ruimte te bieden om zich uit te drukken en actief deel te nemen aan het leven van de club. Waar mogelijk open-source software gebruiken en een hoge en geaccepteerde sociale ethiek respecteren.
- Verantwoordelijke partnerschappen ontwikkelen
Samenwerken met bedrijven en organisaties die de ethische waarden van de club delen door sponsors of partners te selecteren die milieu-, sociale en ethische normen respecteren.
- Bewustmaking van sportethiek
Leden en jonge atleten voorlichten over het belang van ethiek in de sport door workshops, conferenties en activiteiten te organiseren over de thema’s sportethiek, de gevaren van doping, fair play in competitie en verantwoordelijk materiaalbeheer.
- Zorgen voor kwaliteitsondersteuning
Leden kwaliteitstraining bieden door competente coaches aan te werven en hen de mogelijkheid te bieden om te trainen. Coaches zijn de eerste ambassadeurs van de waarden van de club.
- Lokale en gemeenschapsinitiatieven ondersteunen
Positief bijdragen aan de lokale gemeenschap en sociale doelen door liefdadigheidsevenementen te organiseren, lokale projecten te steunen en leden te betrekken bij vrijwilligersactiviteiten.
Kortom, ZEST wil een ethische triatlonclub zijn die sportbeoefening plaatst binnen een kader van wederzijds respect, sociale en ecologische verantwoordelijkheid en individueel welzijn. Deze doelstellingen moeten worden geïntegreerd in elk aspect van de organisatie, van het werven van leden tot het organiseren van evenementen.
ARTIKEL 2: LIDMAATSCHAP
De leden van ZEST zijn van alle leeftijden (vanaf 16 jaar), ongeacht geslacht, moedertaal, religieuze of politieke overtuiging. ZEST richt zich op volwassenen en heeft nog geen jeugdschool ontwikkeld. De minimumleeftijd om lid te worden van de club is 16 jaar.
Binnen de grenzen van de eigen middelen zorgt de club ervoor dat de nodige faciliteiten en ondersteuning aanwezig zijn om gehandicapte sporters te verwelkomen.
ZEST staat open voor iedereen, afhankelijk van het niveau. Het doel is om elk lid toegang te geven tot uitmuntendheid (het hoogste individuele prestatieniveau) en sportplezier, in een omgeving die persoonlijke ontplooiing en collectieve harmonie bevordert.
Alle leden dragen bij aan de dynamiek van ZEST door hun betrokkenheid. Ze worden in het bijzonder uitgenodigd om deel te nemen aan evenementen die door ZEST worden georganiseerd en om de uitrusting van de club te dragen om de club en haar partners (sponsors) meer bekendheid te geven.
Door lid te worden van de club onderschrijft elk lid de ROI en verbindt zich ertoe de voorschriften ervan na te leven. Door vervolgens hun jaarlijkse contributie te betalen, bestendigen de leden hun betrokkenheid bij de ROI.
De club behoudt zich het recht voor om (her)registratie toe te staan of te weigeren als de sporter niet in overeenstemming is met de waarden van de sport (fair play, verbod op doping, respect voor verschillen, enz.
De club verwacht van haar leden een actieve deelname aan het leven van de club en/of aan al haar activiteiten en doelstellingen. Om haar doelstellingen te bereiken, heeft ZEST zich omringd met competent en gekwalificeerd personeel.
ARTIKEL 3: VOORWAARDEN VOOR HET BEOEFENEN VAN TRIATLON
Triatlon is een veeleisende sport en het is de verantwoordelijkheid van elk nieuw lid om ervoor te zorgen dat er geen medische contra-indicaties zijn om deel te nemen.
Als club aangesloten bij de LF3 (Franstalige triatlonliga) is ZEST verzekerd tegen ongevallen tijdens georganiseerde trainingen. ZEST kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen van ongevallen die niet gedekt zijn door de verzekering van de Liga en die zich voordoen tijdens de activiteiten die aan haar leden worden aangeboden.
De Raad van Bestuur vraagt elk lid om een LF3-licentie aan te vragen en de instructies van de League te respecteren. Toegang tot trainingen is verboden voor niet-gelicentieerde leden. Een uitzondering wordt gemaakt voor de eerste proefsessies, die we aanbieden aan alle aspirant-leden. De League heeft geen medische verklaring meer nodig. We raden je echter aan om een huisarts te raadplegen voor een check-up van je fysieke conditie, of zelfs een inspanningstest als je wedstrijden gaat doen, vooral na je 40e. Voor minderjarigen (jonger dan 18) is toestemming van de ouders nodig om deel te nemen aan triatlon. Deze moet de achternaam, voornaam en geboortedatum (dag, maand, jaar) van het kind bevatten. Het moet worden ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger van het kind, die zijn of haar toestemming moet geven om deel te nemen aan de triatlon.
Lidmaatschap van de club impliceert naleving en kennis van de LF3 regels, die geacht worden gekend en gevolgd te worden tijdens wedstrijden georganiseerd door de LF3 en lokale regels voor wedstrijden in het buitenland. De relevante documenten kunnen hier geraadpleegd worden: https://lf3.be/documents-reglements/
ARTIKEL 4: ABONNEMENT & LICENTIE
De jaarlijkse contributie (kalenderjaar) staat op de website van de club en is voor elk lid hetzelfde. Geld mag echter geen belemmering zijn om de sport te beoefenen. ZEST probeert daarom discreet leden met financiële problemen te helpen met hun lidmaatschapsgeld. Neem voor elk verzoek om hulp contact op met een van de door de club aangewezen vertrouwenspersonen, wiens identiteit en contactgegevens op de website worden vermeld.
Leden die opnieuw lid willen worden voor het volgende jaar, moeten zich opnieuw registreren zodra de registraties opnieuw worden geopend.
ARTIKEL 5: TRAININGSSESSIES
De club heeft coaches voor alle drie de disciplines.
Coaches zijn als enige verantwoordelijk voor training. Coaches kunnen hun rol delegeren aan ervaren leden in geval van afwezigheid. De coaches houden het bestuursorgaan op de hoogte en het staat dit orgaan vrij om dit voorstel goed of af te keuren. De club en zijn beheerders zijn op geen enkele manier verantwoordelijk wanneer een lid coaching geeft aan een of meerdere leden, behalve in de bovengenoemde gevallen.
Het bestuursorgaan heeft de volledige vrijheid om het kader en de kwaliteit van de training te behouden/organiseren (de capaciteit van de club in de drie disciplines bepalen en beheren, specifieke sessies organiseren, enz.)
Trainingssessies zijn niet verplicht. Het staat leden vrij om deel te nemen. De club richt zich op volwassenen. Leden die deelnemen aan trainingssessies mogen de coaches vragen stellen, suggesties doen en opmerkingen maken op een respectvolle en constructieve manier. Terwijl ze naar de leden luisteren, blijven de coaches volledig vrij om hun eigen beslissingen te nemen en de aangeboden trainingen en oefeningen te beheren.
Een incidentele sporter die niet regelmatig naar de training komt, zal geen enkele claim kunnen rechtvaardigen met betrekking tot een gebrek aan aandacht van de coaches, een tempo dat te moeilijk is om te volgen, of zelfs oefeningen (sprinten, lange afstand, etc.) tijdens de training, of een falen van de kant van de club en haar bestuurders.
De coaches stellen hun programma op met het oog op een coherente sportieve ontwikkeling, wat vereist dat elk individu zich bewust is van zijn eigen fysiologische grenzen, regelmatig is en zowel fysiek als mentaal investeert. Noch de club, noch de coaches kunnen verantwoordelijk worden gehouden voor een gebrek aan vooruitgang.
Zwemmen
ZEST-leden houden zich aan de regels die gelden voor het gebruik van het zwembad waar getraind wordt.
De ZEST-cap behoort tot de standaarduitrusting. ZEST voorziet al haar leden van een clubcap. De cap draagt bij aan de identiteit van een trainingsclub bij het publiek en maakt het gemakkelijk om leden en aspirant-leden te identificeren.
In elke baan plaatsen de leden zich in alle eerlijkheid en ook volgens de aanbevelingen van de coaches, afhankelijk van hun niveau, de vorm van de dag en het aanwezigheidspercentage.
Coaches hebben volledige vrijheid in het managen van hun groep en oefeningen, binnen het sportieve kader dat is gedefinieerd door het bestuursorgaan, en zijn als enige verantwoordelijk voor het trainingsprogramma.
Fietsen
De fietsuitstappen worden georganiseerd in samenwerking met de club “Brussels Unchained”. Alle leden van ZEST worden gevraagd om het reglement van Brussels Unchained te lezen en na te leven. ZEST zal zich distantiëren van elk lid dat het charter en de waarden van Brussels Unchained niet respecteert. De regels kunnen hier geraadpleegd worden: https://brusselsunchained.cc/fr/notre-r%C3%A8glement
We moedigen je aan om tijdens het fietsen kleding in de ZEST-kleuren te dragen.
Als aanvulling op het reglement van Brussels Unchained wil ZEST benadrukken dat, aangezien fietsuitstappen plaatsvinden in een open publieke ruimte, toegankelijk voor iedereen en voor verschillende soorten voertuigen, het essentieel is dat het veiligheidsaspect door iedereen in het achterhoofd wordt gehouden. Veiligheid gaat voor alles en ook voor de kwaliteit van de opleiding.
We moeten allemaal twee soorten veiligheidsregels respecteren: individuele en collectieve.
Individueel
- Helmen moeten worden gedragen
- Naleving van de verkeersregels
- Fiets in goede staat
- Zorg voor je eigen reparatieset
- Respect voor andere groepsleden
Collectief
- Respect, kalmte, beleefdheid en individuele en collectieve hoffelijkheid in alle omstandigheden ten opzichte van andere weggebruikers.
- Maak het inhalen gemakkelijker.
- De club staat geen collectieve berispingen toe van bestuurders die zich onvoorzichtig of onvoorzichtig hebben gedragen. Ons imago, onze rust en onze veiligheid staan op het spel.
- Respect voor de verkeersregels: als de groep groot genoeg is (minstens 6), gebruiken we het fietspad niet, dat soms gevaarlijker kan zijn dan de weg.
- Naleving van de regels voor het rijden in een peloton, d.w.z. :
- Iedereen is verantwoordelijk voor iedereen.
- De leider van het peloton moet absoluut aan de volgers denken. Vertraag en versnel geleidelijk.
- De persoon die het peloton leidt is de hoofdverantwoordelijke voor het peloton. Hij of zij moet oplettend zijn en anticiperen op de verschillende gevaren op de weg.
- Rijd soepel en gelijkmatig.
- De ideale afstand tot de voorste rijder is 30 cm (iets uit het achterwiel), zodat je je voorwiel tot aan het crankstel van de voorste rijder kunt plaatsen zonder hem te raken. Boven de 1 meter wordt het voordeel van in de wielen rijden kleiner.
- Waarschuw anderen met gebaren en/of woorden: opening, verandering van richting, vertragen, stoppen, enz.
- Rijd rechtdoor. Als de vorige rijder passeert, passeert de volgende ook.
- Als je in een groep rijdt, rijd dan niet op het stuur.
- Houd bij het opstellen altijd je vinger op de rem
Hardlopen
Wekelijkse groepstrainingen vinden plaats op de Jesse Owens-baan in Anderlecht.
ZEST moedigt het dragen van clubkleuren en logo’s aan.
Deelnemers wordt gevraagd de oefeningen van de coach te respecteren, met name voor getimede series op de baan. Het is niet mogelijk om verschillende programma’s te beheren, dus als je een ander (eigen) programma wilt volgen dan het programma dat door de coach wordt gegeven, kun je je training buiten de club uitvoeren.
Op het circuit moeten de verschillende groepen waakzaam blijven om de doorgang van andere mensen die het circuit gebruiken te vergemakkelijken, maar er ook voor zorgen dat de binnenbaan vrij blijft voor snellere groepen die hen inhalen.
Zorg er bij wintertrainingen voor dat je goed zichtbaar bent, vooral als de route door gebieden gaat die open zijn voor verkeer (fluorescerende kleding of strips, hoofdlamp, etc.).
ARTIKEL 6: CLUBKLEDING
Zie hierboven voor outfits voor zwem-, fiets- en hardlooptraining.
Races en wedstrijden
Om consistentie, zichtbaarheid van de club, teamgeest en herkenbaarheid voor onze supporters te garanderen, vraagt ZEST haar leden om het clubuniform te dragen tijdens wedstrijden. Een neutrale outfit is acceptabel voor leden die nog geen trifunction of andere clubuitrusting hebben.
ARTIKEL 7: ANTIDOPING – MEDISCHE COMMISSIE
Door het licentieformulier in te vullen, ondertekent elke sporter een verbintenis aan de LF3 met betrekking tot de strijd tegen doping.
De club verwacht van haar leden, zowel licentiehouders als niet-licentiehouders, dat ze de grootst mogelijke waakzaamheid en integriteit betrachten in de strijd tegen doping.
ARTIKEL 8: DISCRIMINATIE – BETROUWBARE DERDE
De club keurt grof, beledigend, racistisch, macho of seksueel aanstootgevend taalgebruik of gedrag niet goed, of in het algemeen elk taalgebruik, gedrag of actie die iemands fysieke of morele integriteit kan schaden.
De club streeft ernaar culturele gevoeligheden te respecteren.
Woorden of gedrag die ongepast lijken voor bepaalde mensen kunnen, indien nodig en na evaluatie, het voorwerp uitmaken van disciplinaire maatregelen.
In lijn met onze doelstelling van inclusiviteit hebben we aandacht voor deze misstanden, of ze zich nu voordoen tijdens clubactiviteiten, op communicatiekanalen of op informele momenten.
Het bestuur benoemt twee vertrouwenspersonen: een van de leden en een van buiten de club (confiance@zest-club.be) om klachten met betrekking tot bovenstaande punten te ontvangen. Deze contactpersoon zal alle meldingen vertrouwelijk behandelen. Indien nodig, en afhankelijk van zijn/haar oordeel, kan hij/zij naar eigen goeddunken (met behoud van de anonimiteit van de betrokken partijen) een klacht van een lid onder de aandacht brengen van het bestuursorgaan, dat een vertrouwelijke beoordeling maakt. Afhankelijk van de ernst van de feiten kan de ondersteunende persoon, indien nodig, de identiteit bekendmaken aan twee leden van het bestuursorgaan van zijn/haar keuze. Zij handelen vertrouwelijk en nemen de maatregelen die de situatie vereist.
ARTIKEL 9: COMMUNICATIE (INTERNET EN SOCIALE NETWERKEN)
ZEST heeft verschillende communicatiekanalen:
- Website (www.zest-club.be): bevat nuttige informatie over de club. Het is ons eerste venster naar de buitenwereld en naar potentiële nieuwe leden.
- E-mail naar leden op basis van de mailinglijst. Alle informatie over alle leden wordt via dit kanaal verstuurd.
- Facebook-, Instagram- en Strava-pagina’s om belangrijke gebeurtenissen en verslagen over clubactiviteiten door te geven
De website en e-mails die naar leden worden gestuurd, bevatten alle informatie over het clubleven.
Als het lid niet wil dat zijn/haar afbeelding wordt gebruikt in de communicatie van de club op de netwerken, moet hij/zij dit uitdrukkelijk vragen aan het bestuursorgaan.
ARTIKEL 10: DISCIPLINAIRE MAATREGELEN EN GESCHILLEN
a) Algemene informatie
Van de leden wordt verwacht dat ze de regels respecteren die door de club en de coaches voor elke discipline zijn opgesteld.
Van leden wordt ook verwacht dat ze zich houden aan de LF3 regels, die bekend zijn en gevolgd worden bij wedstrijden georganiseerd door LF3, evenals de lokale regels voor wedstrijden in het buitenland.
Bij niet-naleving behoudt het bestuur zich het recht voor om het lid te waarschuwen of te bestraffen.
b) Bemiddelingscommissie en vertrouwde leden
ZEST heeft twee overlegstructuren opgezet om mogelijke spanningsbronnen te anticiperen, te voorkomen en te helpen oplossen.
Vertrouwde leden
Er zullen ten minste twee van hen zijn, gekozen vanwege hun vermogen om te luisteren, hun wijsheid en hun nabijheid tot de leden. Hun identiteit en contactpersonen worden gepubliceerd op de website. Zij kunnen suggesties en/of klachten van leden ontvangen over de werking van het bestuursorgaan en de trainingssessies. Zij kunnen de leden rechtstreeks antwoorden en, indien nodig, opheldering verschaffen. Indien nodig geven ze punten van zorg door aan het bestuursorgaan.
In het geval van een conflict tussen leden, of tussen een lid en het bestuursorgaan, dat kan leiden tot het nemen van disciplinaire maatregelen of het aanvechten van disciplinaire maatregelen, kan het lid een beroep doen op een bemiddelingscommissie. Deze bestaat uit ten minste twee leden van het bestuursorgaan en twee leden gekozen door de betrokken sporter(s). Deze commissie kan, indien nodig, besluiten een of ander lid en/of een coach aan te wijzen.
c) Herinnering aan regels en disciplinaire maatregelen
Dit kan variëren van een herinnering aan de regels (door een lid van het bestuursorgaan of een ander lid), een waarschuwing (door een lid van het bestuursorgaan) of schorsing of zelfs uitsluiting van de club (door het bestuur).
Een tweede waarschuwing kan, indien nodig en na overleg, leiden tot schorsing of uitsluiting.
Overzicht van disciplinaire maatregelen :
- Herinnering aan regels (mondeling “ter plekke”, eenvoudige informele herinnering, eventueel op een formelere manier geschreven)
- Waarschuwing (altijd formeel, gegeven door ten minste twee leden (bestuursorgaan en/of coach) en systematisch schriftelijk bevestigd)
- Ophanging
- Uitsluiting
d) Geschillen
De Raad van Bestuur behoudt zich het recht voor om alle nodige beslissingen te nemen in geval van een geschil.
Naar het voorbeeld van artikel 67 van de ROI van LF3 mag de vereniging het recht van haar leden om in rechte op te treden niet verbieden of beperken. Daartoe onthoudt zij zich ervan een lid een sanctie op te leggen om de enkele reden dat het lid een gerechtelijke procedure heeft aangespannen tegen de vereniging of een van haar leden.
Echter, elk lid dat gerechtelijke stappen wil ondernemen tegen de Vereniging of een van haar leden moet eerst alle interne rechtsmiddelen hebben uitgeput waarin dit huishoudelijk reglement voorziet.
ARTIKEL 11: BESTUUR
a) Interne democratie
De club moedigt zijn leden aan om actief deel te nemen aan het leven van de club. Daarom zet het bestuursorgaan zich in om besluitvormingsprocessen zo transparant en participatief mogelijk te maken. In de praktijk betekent dit dat voor alle beslissingen die de leden aangaan (training, regels, financiën, evenementen, enz.):
- op zijn minst de leden actief op de hoogte houden van beslissingen die hen aangaan, zo snel mogelijk, door publicatie op de verschillende communicatiekanalen (website, sociaal netwerk, persoonlijk op trainingssessies, per e-mail, enz;)
- leden te raadplegen en hun meningen te verzamelen om de best mogelijke beslissing te nemen;
- leden uitnodigen om verantwoordelijkheden op zich te nemen in het leven van de club en hen waar nodig de nodige hulpmiddelen verschaffen.
De Raad van Bestuur streeft ernaar zijn vergaderingen zo democratisch mogelijk te laten verlopen. Daartoe zorgt hij voor processen voor gematigdheid, beraadslaging en besluitvorming die de actieve deelname van alle leden mogelijk maken, evenals de uitdrukking en overweging van alle stemmen die aanwezig zijn en van degenen die niet aanwezig maar wel vertegenwoordigd zijn.
Het valt nog te bezien of we in detail moeten treden of niet: dit zou bijvoorbeeld kunnen zijn: een roterende moderator, het nalezen en goedkeuren van de notulen van vergaderingen, besluitvorming bij instemming, enz.
b) Transparantie
Het bestuursorgaan verbindt zich ertoe zo transparant mogelijk te handelen en zijn leden alle informatie te verstrekken die ze nodig hebben om zich met succes in de club te integreren en aan het verenigingsleven deel te nemen. Dit betekent in het bijzonder:
- de toegang tot de bestuursdocumenten van de club vergemakkelijken door ze op de website te publiceren: statuten, rekeningen en begroting die door de AVA zijn goedgekeurd, huishoudelijk reglement, ethische code en alle andere soortgelijke documenten die worden opgesteld.
c) Gegevensbescherming en privacy
Het bestuursorgaan zet zich in om ervoor te zorgen dat de club werkt met het grootste respect voor de privacy van haar leden. Daartoe verbindt het zich ertoe alle nodige maatregelen te nemen om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).
Dit betekent in het bijzonder:
- op de hoogte blijven van de GDPR en twee interne contactpersonen aanstellen die ervoor moeten zorgen dat de nodige maatregelen worden genomen om gegevensbescherming en respect voor de privacy van clubleden en iedereen die contact heeft met de club (bijvoorbeeld door de website te bezoeken) te garanderen.
- zo weinig mogelijk gegevens over haar leden verzamelen en zich ertoe verbinden alleen gegevens te verzamelen die strikt noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de club;
- de verzamelde gegevens beveiligen, met name gevoelige gegevens: alleen bevoegde personen hebben toegang tot deze gegevens en alleen voor de vereiste doeleinden;
- handelen met volledige transparantie en leden informeren over de doeleinden waarvoor hun gegevens worden verzameld, hoe hun gegevens worden beheerd en hun recht op toegang tot hun gegevens;
- procedures organiseren die personen in staat stellen hun rechten uit te oefenen en zo snel mogelijk reageren op deze verzoeken om raadpleging of toegang tot, rectificatie of verwijdering van gegevens, of zelfs verzet, tenzij de verwerking beantwoordt aan een wettelijke verplichting;
- Elke klacht, verzoek of verduidelijking met betrekking tot het beheer van persoonsgegevens moet worden gericht aan het bestuursorgaan.
Welke gegevens worden verzameld en door wie?
ZEST ontvangt de volgende gegevens van LF3: naam, voornaam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, licentienummer en nationaliteit. Deze gegevens worden verzameld door LF3 en doorgegeven aan ZEST wanneer het toekomstige lid zijn of haar licentie neemt, wat verplicht is om lid te worden van ZEST.
Indien van toepassing verzamelt ZEST ook gegevens met betrekking tot de deelname van leden aan sportwedstrijden.
Waarvoor worden deze gegevens gebruikt en welke rechten heb ik over mijn gegevens?
De volgende gegevens: naam, voornaam, adres, worden verzameld op grond van een verplichting volgens het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV).
De volgende gegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, worden verzameld voor het goed functioneren van de club, dat wil zeggen voor de organisatie van trainingen, interne communicatie en administratieve opvolging. De grondslag voor deze gegevensverzameling is het huidige huishoudelijk reglement.
Gegevens met betrekking tot de deelname van leden aan sportwedstrijden (naam, voornaam, sportwedstrijd) zullen te gepasten tijde worden verzameld, maar enkel na uitdrukkelijke en geïnformeerde toestemming van de betrokkene, voor statistische doeleinden of om een sportkalender van de club op te stellen. Deze gegevens zijn in alle gevallen uitsluitend voor intern gebruik.
Elk lid kan op elk moment verzoeken een document te ontvangen met daarin alle gegevens die ZEST over hem of haar heeft verzameld. ZEST heeft hiervoor een termijn van één maand om te antwoorden.
Elk lid kan op elk moment verzoeken om zijn of haar gegevens te corrigeren; hij/zij/hen kan ook zijn/haar/hun toestemming intrekken of verzoeken om gegevens te verwijderen, behalve voor gegevens die ZEST verplicht is te verzamelen.
Personen die niet wensen dat de hierboven vermelde gegevens worden verzameld, kunnen geen lid worden van ZEST, behalve wat betreft de gegevens over deelname aan sportwedstrijden, waarvoor een specifieke toestemmingsvraag zal worden gesteld.
Hoe lang worden deze gegevens bewaard?
De volgende gegevens: naam, voornaam, adres, worden door ZEST bewaard gedurende de volledige bestaansduur van ZEST, en worden pas gewist vijf jaar na de ontbinding van ZEST. Dit is een verplichting volgens het WVV.
De andere gegevens: geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, enz. worden bewaard zolang de persoon lid is van ZEST en tot het einde van het jaar volgend op het jaar van zijn/haar/hun ontslag.
Wie heeft toegang tot mijn gegevens?
Elk lid heeft toegang tot zijn/haar/hun eigen gegevens. Elk lid van de vzw kan ook verzoeken om toegang te krijgen tot de volgende gegevens van andere leden: naam, voornaam, adres (een recht verbonden aan de verplichting van het WVV om een ledenregister bij te houden dat toegankelijk is voor de leden van de vzw).
De leden van de raad van bestuur van ZEST hebben toegang tot alle gegevens van de leden van de vzw.
De gegevens van een lid zullen nooit aan derden worden doorgegeven zonder dat vooraf aan het betrokken lid het doel, de grondslag en de duur van de verwerking zijn uitgelegd en zonder voorafgaande toestemming van het lid. Het lid dat toestemming heeft gegeven, kan deze op elk moment intrekken.